“Short connection” nỗi ám ảnh của Tourleader

Short Connection là tình huống xảy ra khi TL bay nối chuyến, và thời gian giữa giờ đáp (sta) của chuyến đầu và giờ cất cánh (std) của chuyến nối cho chặng kế tiếp là rất ngắn khiến cả đoàn có thể bị lỡ chuyến bay nối, dẫn đến hậu quả dây chuyền với thiệt hại có thể rất nặng nề do phải điều chỉnh một loạt các dịch vụ ăn nghỉ tham quan theo sau.

Bao nhiêu lâu thì coi là Short Connection?

Khi nối hai chuyến bay vào một hành trình hệ thống ticketing sẽ qui định thời gian nối chuyến tối thiểu (MCT – minimum connecting time), người làm ticketing chỉ cần bảo đảm thời gian nối chuyến bằng hoặc dài hơn MCT là đúng qui trình. Trong trường hợp thời gian nối chuyến mà bằng MCT hoặc hơn MCT một chút thì việc nối chuyến ấy có thể coi là short connection.

Thực tế trên tour của TL khác với qui trình của hệ thống ticketing do có nhiều yếu tố ngoại cảnh tác động làm cho chặng bay đầu đáp trễ hơn kế hoạch, ví dụ như thời tiết xấu hay trục trặc kỹ thuật hay do sự cố trong quá trình kiểm tra an ninh hành lý v.v. Vì vậy TL sẽ cần phải dự trù thêm thời gian trễ chuyến (có thể xảy ra) để xác định được thế nào là short connection cho mình.

Kể từ lúc máy bay chạm đường băng cho đến lúc khách bắt đầu rời máy bay (touch down, taxi in, disembark) có thể mất khoảng 15 phút tùy sân bay, và tùy đường băng máy bay đáp gần hay xa nhà ga. Cho đoàn rời khỏi máy bay đi bộ di chuyển sang cổng nối chuyến có thể mất 15 – 30 phút nữa, tùy theo cổng đáp và cổng đi cách nhau bao xa và sân bay có đông người không; cổng nối chuyến sẽ đóng vào lúc 30 phút trước khi cất cánh. Như vậy thời gian nối chuyến cần thiết kể từ khi máy bay hạ cánh ít nhất là 60 – 75 phút tức là khoảng 1 tiếng 15 phút. Tuy nhiên các chuyến bay dài thường xuyên hạ cánh trễ khoảng 15 – 30 phút và đôi khi trễ đến 60 phút. Như vậy tính toán cả khoảng thời gian delay này vào thì thời gian nối chuyến tối thiểu sẽ là 105 phút tức là 1 tiếng 45 phút, thời gian nối chuyến tuyệt đối an toàn là 2 tiếng 15 phút.

Lấy mức trung bình thì thời gian nối chuyến dưới 2 tiếng có thể coi là short connection.

Hậu quả của Short Connection?

Khi chặng bay đầu bị delay thì short connection sẽ có nguy cơ biến thành hậu quả với hai trường hợp với mức độ thiệt hại khác nhau như sau:

Đoàn khách bị lỡ chuyến bay nối:
Trường hợp này sẽ gây ra thiệt hại dây chuyền do việc điều chỉnh chương trình tham quan, hủy dịch vụ đã đặt và đặt lại dịch vụ mới, từ việc mua vé máy bay mới, phát sinh dịch vụ ăn nghỉ trong thời gian đợi chuyến bay kế tiếp.

Cần nhớ rằng khi bắt buộc phải cắt bỏ chương trình tham quan thì mục đích của khách đối với chuyến đi không đạt được trọn vẹn, thiệt hại này khó lòng bù đắp.

Khi xảy ra trường hợp lỡ chuyến cả đội điều hành và ticketing ở nhà phải cấp tốc tham gia giải quyết tình huống và giảm thiểu chi phí phát sinh. Điều hành phải thương lượng với DMC để điều chỉnh chương trình, đội ticketing phải ráng book được vé mới ở mức giá thấp nhất dành cho travel agent. Nếu như phải mua vé mới theo giá khách lẻ (full fare) thì chi phí phát sinh rất lớn.

Hành lý không kịp lên theo chuyến nối:
Ấy là khi TL và đoàn khách của TL vẫn lên được chuyến bay nối chặng tuy nhiên hành lý thì không kịp lên cùng chuyến bay ấy. Tuy thiệt hại không nghiêm trọng như trường hợp lỡ chuyến bay nhưng cũng gây rất nhiều phiền toái cho TL và khách do qui trình khai báo rất chi tiết và tốn thời gian. Đừng quên là trong trường hợp này không chỉ riêng đoàn khách của mình mà còn nhiều khách khác cũng bị rớt hành lý.

Tourleader cần làm gì để đề phòng và xử lý Short Connection?

Để tránh những hậu quả do short connection gây ra, TL có thể làm những việc sau:

  1. Kiểm tra thời gian nối chuyến khi nhận bàn giao tour hoặc càng sớm càng tốt, phản ảnh bằng email cho Điều hành ngay khi thấy có khả năng short connection. Yêu cầu giữ chỗ cho đoàn ngồi các hàng ghế trên đầu nếu được.
  2. Chuẩn bị trước bản đồ sân bay nối chuyến. Việc này ngày xưa rất khó khăn nhưng bây giờ có Google sẽ dễ dàng hơn.
  3. Thông báo cho khách về short connection để khách chuẩn bị hành lý xách tay cần thiết, và trang phục cơ động. Khuyên khách nên sử dụng vali có khóa TSA (ghi chép ở dưới) để việc kiểm tra hành lý thêm nhanh chóng.
  4. Khi làm thủ tục ở sân bay, bảo đảm hành lý được check through đến sân bay cuối cùng. Đồng thời, yêu cầu nhân viên check in đeo thẻ “Short connection” vào hành lý cả đoàn. Thẻ này có thể là “Short connection” hoặc “Shocon” hoặc “Scon” hoặc “Quick Transfer” v.v.
  5. Nhắc lại với nhân viên check in sắp xếp cho đoàn ngồi các hàng ghế trên đầu nếu được.
  6. Sử dụng WC khi máy bay gần đáp. Lưu ý là bữa ăn cuối cùng trên chuyến bay thường dọn vào khoảng 2 tiếng trước khi đáp, sau đó WC thường sẽ rất bận rộn.
  7. Khi máy bay gần đáp nhờ tiếp viên hỏi trước xem cổng nối chuyến là cổng nào, xem bản đồ tìm trước đường di chuyển.
  8. Báo trước cho tiếp viên trưởng (purser) để nhờ hỗ trợ. Nếu có thể thông báo bằng PA (public announcement) thì càng tốt, tuy nhiên việc này còn tùy vào nhận định của purser về mức độ khẩn cấp.
  9. Khi máy bay dừng hẳn, TL tranh thủ nhắc lại với tiếp viên và xin khách khác cho đoàn vượt lên trước để rời máy bay càng sớm càng tốt.

Tourleader cần làm gì khi hành lý bị rớt lại?

Khi đã làm tất cả những gì cần làm mà vẫn bị hành lý sót lại không theo đoàn cùng đến sân bay cuối, TL cần:

  1. Thật nhanh đưa đoàn đến quầy baggage service để vượt lên đầu hàng. Đừng quên có nhiều khách cùng chuyến bay cũng bị rớt hành lý như đoàn mình và sẽ có thể phải xếp hàng dài.Quầy này có thể gọi là Baggage Service, hoặc Baggage Claim hoặc Loss and Found v.v. Quầy dịch vụ hành lý, có thể là của hãng hàng không hoặc của sân bay hoặc của một đối tác baggage handling.
  2. Sắp xếp cho khách khai báo hành lý vào xếp hàng, khách còn lại tìm chỗ ngồi đợi. Thời gian có thể lên đến 2-3 tiếng.
  3. Khai báo hình dạng màu sắc vali theo bảng nhận diện hành lý của IATA (Luggage Identification Card – xem hình minh họa).
  4. Cung cấp phiếu hành lý được nhận lúc check in, giao chìa khóa hoặc mã số khóa vali.
  5. Cung cấp số liên lạc hotline trên tour của TL, lịch trình tour, danh sách khách sạn, như vậy để hãng hàng không chủ động biết chỗ để giao hành lý.
  6. Sau khi ra khỏi nhà ga, hướng dẫn cho khách mua tạm ít quần áo vào các vật dụng cá nhân cần thiết cho sinh hoạt trong lúc chờ hành lý. Số lượng quần áo vật dụng nhiều ít cần phải hợp lý (reasonable), vì thế phải hỏi rõ việc này ngay tại quầy baggage service hoặc đại diện của hãng hàng không. Phải nhắc khách giữ lại hóa đơn để claim hãng.
  7. Thường xuyên thông báo cho Điều hành để cùng xử lý tình huống và phối hợp với DMC điều chỉnh chương trình.

Vali dùng khóa TSA

Travel Sentry không sản xuất khóa hay vali, họ xây dựng hệ thống an ninh du lịch xung quanh việc sử dụng ổ khóa và kêu gọi các chính phủ và các nhà sản xuất cùng tham gia.

Các ổ khóa ứng dụng ý tưởng an ninh của Travel Sentry được gọi là Travel Sentry Approved viết tắt là TSA. Travel Sentry bắt đầu công việc của họ từ năm 2003 và được nhiều chính phủ cũng như nhiều nhà sản xuất hưởng ứng. Ban đầu TSA chỉ được ứng dụng cho khóa ổ dùng chìa hoặc mã số, đến năm 2004 thì mới bắt đầu ứng dụng cho vali du lịch.

Các nước chấp thuận sử dụng TSA gồm có Áo, Canada, Phần Lan, Israel, Nhật Bản, Hàn Quốc, New Zealand, Thụy Sĩ và Hoa Kỳ. Về phía nhà sản xuất thì đã có đến hơn 500 hãng sản xuất khóa và vali toàn cầu ứng dụng hệ thống TSA trong đó có những thương hiệu phổ biến với thị trường Việt Nam ta như Delsey, Tumi, Samsonite v.v.

Tất cả các khóa TSA trên toàn cầu đều có thể được mở bởi 1 trong 7 mẫu chìa khóa tổng (universal master key) được đánh mã số từ TSA001 đến TSA007. Cơ quan an ninh hàng không tại các nước kể trên đều nắm giữ 7 mẫu master key ấy để có thể tự mở vali ra kiểm tra khi có nghi vấn khi soi chiếu và khóa lại một cách an toàn sau khi kiểm tra mà không cần phải phá khóa làm hư hỏng vali. Trong tương lai sẽ có thêm nhiều quốc gia và nhiều nhà sản xuất tham gia hệ thống TSA.

KẾT

Lần đầu tiên mình nếm mùi short connection vừa bị lỡ chuyến vừa bị rớt hành lý là vào mùa đông 2001 trong chuyến bay code share của SIN và KLM, chặng đầu long haul từ Changi đến Zurich, rồi nối short haul từ Zurich đi Schiphol.

Ngày nay đội ticketing và đội Điều hành đã chuyên nghiệp hơn xưa rất nhiều, nhờ vậy mà các bạn TL bây giờ ít gặp các rủi ro về short connection. Tuy nhiên lý do mình vẫn ghi chép lại về đề tài này một phần là do khi ngồi ở ban giám khảo trong các kỳ thi xếp hạng HDV của Công ty, mình đã hỏi nhiều bạn về short connection nhưng chỉ một vài bạn trình bày ở mức khá tốt.

Biết rằng tình huống trên tour thì muôn màu muôn vẻ, mỗi tour các bạn đi sẽ bay chuyến bay khác nhau, đáp sân bay khác nhau, vào thời điểm khác nhau, và vì vậy ghi chép này chỉ mang tính trải nghiệm cá nhân. Tuy nhiên ở góc nhìn khác mình cũng xin góp thêm một nguồn tham khảo cho các bạn TL trẻ biết đâu chừng có lúc giúp ích cho các bạn.

Dalat 10/2019


Spread the love

Bình luận

Your email address will not be published.